○白鷹町事務決裁規程の運用
昭和39年3月23日
訓第1号
第1条 この運用は、町長の権限に属する事務の代決、専決等決裁に関する事項を定めるものであり、長部局にのみ拘束力をもつものである。従って本運用の整備に伴って、課制条例、処務規則、財務規則等他の関係例規との関連性を考慮し、所要の改正を必要とされるものである。
第2条 決裁、代決、専決、不在等の用語の意義は、本条に定めるところによるものとし、その運用については充分注意すること。
(1) 決裁 町において「決裁」とは、町がその事務を処理するにあたり、当該事務の執行の権限を有する者が承認、決定、裁定などを考え、町の意思を決定することをいう。
本号において決裁権者を副町長、課長等の補助職員に対し認めることにした。これはあくまでも内部拘束であって外部に対しては何等拘束力をもつものではない。
(2) 代決 代決というのは、長、長の代理者、長の権限の委任を受けた者、専決権を有する者などが不在の場合に所定の者が一時これらの者(決裁権者)にかわって決裁をすることをいうものであり、専決が一定範囲において常時決裁するのに対し、代決は、決裁権者が不在の場合にのみ一時的に決裁するものである点において異なる。なお、後閲(第10条)について留意すること。
(3) 専決 専決というのは、長の権限に属する事務の一部について、所定の者が、一定範囲の事項にかぎり、長にかわって決裁することをいい、長の在、不在に関係なく常時行われるものである。
すなわち、長の代理行使でありその決裁に対する責任は長にあり、その執行文書も長の名において行われる。しかし、内部的には、専決行為については、専決者が長に対して、責任を有することはいうまでもない。
(4) 不在 不在とは、現に当該職に在職する者がおり、その者が本号に定める状態にあるときをいうもので、当該職に在る者が欠けた場合、あるいは当初からいない場合まで含むものではない。
第3条 事務の決裁は、起案(伺)文書によって行われるものであるが、起案者から決裁権者に至るまでの原則的な順序を定めたものである。
2 回議の手順として次の事項が掲げられる。
(1) 特に重要事項は予め町長の方針を確める。
(2) 関係課と充分協議する。
(3) 主務者の直近上司を経て課長の決裁を受ける。
(4) 関係課に合議する。
(5) 合議の場合内容説明を要する場合は上司の指示により起案者が持ちまわりを行う。
(6) 合議を受けた課は直ちに査閲し、同意、不同意を決定する。
(7) 合議を受けた課において査閲日時を要するときは、その理由を主管課長に通知する。
(8) 合議を受けた課において原議に対し意見不一致の場合は、その意見を添える。
(9) 主務者は意見を添えたまま決裁を受ける。
(10) 合議を受けた文書で次のような場合は合議先に通知する。
ア 要旨を改正したとき。 合議先の承認
イ 廃案になったとき。 合議先に通知
本条の運用について特に留意されたい事項は、次のとおりである。
ア 回議を完全に実施すること。
イ 課長等において特に明確な指示を与えるものであること。
ウ 回議の実施が不備の場合、決裁を保留するものであること。
エ 起案主務者(特に課長が説明を要する場合を除く。)が持ちまわり決裁を受けることは差支えないものとする。
オ 起案文書で特に説明を要しない場合については、一括提出しても差支えないものとする。
2 地方自治法(昭和22年法律第67号)第152条第1項の規定により、長が事故があるとき、又は欠けたときは、副町長がその職務を代理するものとされている。したがって、長が同法に定める事故があるときに該当した場合は、当然に副町長がその職務代理者として長の職務を行うことになるので、本条第1項及び第2項の規定は適用されない。つまり、本条の「長の不在」は、長が自治法にいう「事故あるとき」を除いた、第2条第4号に定める「不在」の場合をさすものである。しかし、長に事故あり又は欠けたことにより、副町長が職務代理者となった場合において、当該職務代理者が不在のときは、第2項の規定により主管課長が代決することができる。ただし、第4条第2項ただし書については(別表第1の4の決裁事務)総務課長が代決することとした。
3 長が不在の場合、長の決裁すべき事項すべて補助職員の代決にまかせることは適当でないので特に指示を受けたもの又は緊急やむを得ないものを除き、重要、異例事項若しくは疑義ある事項についての代決は認めないものとした。
代決できない重要事項を例示すれば次の通りである。
(1) 町行政運営に関する一般方針及び総合企画の決定に関すること。
(2) 予算の編成に関すること。
(3) 町の廃置分合及び境界変更に関すること。
(4) 町議会の招集及び議案の提出に関すること。
(5) 専決処分に関すること。
(6) 条例、規則の制定改廃に関すること。
(7) 職員の任免、分限、懲戒に関すること。
(8) 権限の委任に関すること。
(9) 不服申立て、訴訟、異議申出等に関すること。
(10) 重要な許可、認可、免許等に関すること。
(11) その他これらに準ずる重要な事項
第5条 専決区分については、事務内容を職能別に分類し、これを基準としそれぞれの事務の決裁区分を定める方法をとった。
各表の内容は次のとおりである。
別表第1(共通事務)
①庶務 ②人事 ③財務 ④支出負担行為及び支出命令
別表第2(固有事務)
①総務 ②税務出納 ③町民 ④健康福祉 ⑤産業振興 ⑥建設水道
第6条 行政事務の実態は複雑多様であり、専決事項に掲げられないものでも、その性質が軽易であり専決事項と類するものについては、それらのものについても、あらかじめ上司の承認を得て専決できることとした。この場合の指定後取扱いについてはこれを統一し、すべて総務課長に通知することとされたい。
また、課長専決事項には、定例的、機械的な事項も多いので実状に応じ、長の承認を得て、専決事務の一部を所属職員(係長)に専決させることができるものとし、責任の明確化と事務能率の増進をはかろうとするものである。
第7条、第8条 副町長、課長等の専決権者が不在の場合の、当該専決事務について、その順序を定めたものである。なお、副町長に事故あるとき、又は欠けたときは、副町長専決事務については、第8条の規定により長の決裁を受けるものとすること。
第9条、第10条 決裁を受ける場合の順序は第3条に定めるところによるが、決裁権者又は代決権者に至るまでの上司が不在の場合の手続(不在後閲)を定めたものである。なお、代決した事務については、定例軽易なものを除き、代決者はすみやかに当該事務の決裁権者の後閲を受けるものとした。
附則(平成14年3月25日訓令第6号)
この訓令は、平成14年4月1日から施行する。
附則(平成16年3月25日訓令第3号)
この訓令は、平成16年4月1日から施行する。
附則(平成17年3月25日訓令第1号)
この訓令は、平成17年4月1日から施行する。
附則(平成19年3月23日訓令第10号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。