○白鷹町文書管理規程
平成11年2月25日
訓令第1号
白鷹町文書取扱規程(昭和40年訓令第3号)の全部を改正する。
目次
第1章 総則
第1節 通則(第1条―第5条)
第2節 文書管理組織(第6条―第8条)
第2章 文書の収受及び配布(第9条―第15条)
第3章 文書の起案及び決裁(第16条―第26条)
第4章 文書の施行及び発送(第27条―第31条)
第5章 文書の整理、保管及び保存(第32条―第43条)
附則
第1章 総則
第1節 通則
(目的)
第1条 この規程は、別に定めがあるもののほか、文書の管理について必要な事項を定めるものとする。
(1) 課 白鷹町課設置条例(昭和53年条例第12号)第1条に規定する課をいう。
(2) 課長 課の長をいう。
(3) 文書 事務処理に必要な一切の文書をいう。
(4) 普通文書 特殊文書、図書印刷物及び個人あての文書以外の文書をいう。
(5) 特殊文書 親展文書、秘密文書、特殊郵便物及び金券、証券、切手等の封入された文書をいう。
(6) 親展文書 内容を受信者以外の者に秘するため、封皮に「親展」又はこれに類する用語の表示をした封書及び親展電報(明らかに私信と認められるものを除く。)をいう。
(7) 特殊郵便物 書留、配達証明、内容証明等の郵便物で特殊取扱い(速達を除く。)をしたもの及び電報、小包をいう。
(8) 起案文書 町の意思を決定し、これを具体化するために、事案の処理について原案を記載した文書をいう。
(9) 供覧文書 配布を受けた文書のうち、処理の手続を必要としないと思われるもの又は処理の手続について上司の指示を受ける必要があると思われるものについて、上司の閲覧に供する文書をいう。
(10) 回議文書 起案文書について、上司の決裁に供する文書をいう。
(11) 合議文書 起案文書について、関係課の承認を受けるために回付する文書をいう。
(12) 決裁文書 事案の処理について、権限を与えられている者の決裁を受けた文書をいう。
(13) 保管 完結した文書をその事務を所掌する課において管理することをいう。
(14) 保存 完結した文書を書庫において整理しておくことをいう。
(15) 引継ぎ 課で保管していた保管文書を総務課に引継ぎ、書庫で集中管理(保存)に移す作業をいう。
(文書管理の原則)
第3条 文書は、丁寧に取り扱い、正確かつ迅速に処理し、適切に管理するものとする。
(秘密保持の原則)
第4条 秘密を要する文書(以下「秘密文書」という。)は、特に細心の注意をもって取り扱い、関係者以外の者の目にふれる箇所に放置してはならない。
2 秘密文書を保管又は保存する必要がなくなったときは、焼却その他確実な方法により破棄しなければならない。これを作成する場合に用いた原稿及び資料等についても、また同様とする。
(文書処理に必要な帳簿等)
第5条 文書処理のため、備え付ける必要な帳簿、帳票及びゴム印は、次のとおりとする。
(1) 収受印 別記様式第1号
(2) 文書受付簿 別記様式第2号
(3) 特殊文書処理簿 別記様式第3号
(4) 起案用紙 別記様式第4号
(5) 法令番号簿 別記様式第5号
(6) 指令番号簿 別記様式第6号
(7) 文書発送簿 別記様式第7号
(8) 料金後納郵便物差出票 別記様式第8号
(9) 表紙 別記様式第9号
(10) 背表紙 別記様式第10号
(11) 文書保存表 別記様式第11号
(12) 保存文書閲覧簿 別記様式第12号
第2節 文書管理組織
(総務課長の責務)
第6条 総務課長は、文書の管理に関する事務を総括する。
2 総務課長は、本町における文書の管理に関して必要な調査を行い、文書の管理が適正かつ円滑に行われるように課長を指導するものとする。
(課長の責務)
第7条 課長は、課内における文書の管理が適正かつ円滑に行われるように努めるものとする。
(文書主任)
第8条 課に文書主任を置く。
2 文書主任は、課長補佐(2人以上の課長補佐を置く課又は課長補佐を置かない課にあっては、課長が指定する)をもって充てる。
3 文書主任は、上司の命を受け、次に掲げる文書事務を行う。
(1) 文書の収受、配布、決裁及び合議文書の手続きに関すること。
(2) 起案文書の審査に関すること。
(3) 文書の整理、保管、保存及び廃棄に関すること。
(4) 文書の処理の促進及び改善に関すること。
第2章 文書の収受及び配布
(文書の受領及び配布)
第9条 本町における郵便物等は、総務課において受領するものとする。
2 前項の規定により総務課において受領した郵便物等は、開封せずに担当課に配布するものとする。ただし、担当課が明らかでないものは、開封して確認するものとする。
3 各課において直接受領した文書又は会議その他の理由により受領した文書は、担当課に属するものを除き、総務課にこれを回付しなければならない。
(普通文書の収受)
第10条 文書主任は、文書の配布を受けたときは、文書の右上余白に収受印を押し、文書受付簿に次に掲げる事項を記入し、収受するものとする。
(1) 収受月日
(2) 収受番号
(3) 件名
(4) 発信者名
(5) 発信月日
(6) 文書番号
2 次に掲げる普通文書については、収受印のみを押印し、文書受付簿を調整しないものとする。
(1) 礼状、あいさつ状
(2) 官報、県公報
(3) 処理を必要としない、ごく軽易又は定例な文書
(4) 前各号に掲げるもののほか、課長が認めたもの
3 次に掲げる普通文書については、収受印の押印を省略し、文書受付簿を調整しないものとする。
(1) 図書(定期又は不定期発行のもの)
(2) 資料(新聞、雑誌、カタログ等を含む。)
(3) 前各号に掲げるもののほか、課長が認めたもの
(特殊文書等の収受)
第11条 特殊文書(書留でない小包を除く。)の送達を受けたときは、総務課は開封しないで封筒の余白に受付印を押し、特殊文書処理簿に次の各号に掲げる事項を記入し、担当課の文書主任に配布し、受領印を徴するものとする。
(1) 収受月日
(2) 発信者名
(3) 受信者名
(4) 種別番号
(5) 受領印
2 文書主任は、特殊文書又は個人あての文書で、特殊の取扱いをする必要がないことが明らかになったときは、前条の規定による収受の手続をしなければならない。
(収受時刻の記載)
第12条 訴願、訴訟、審査請求等の文書で、収受の日時が権利の得失又は行為の効力に影響を及ぼすと認められる文書は、当該文書の余白に取扱者が収受時刻を記入の上押印し、封書あるものは、それを添付し、前条の規定に準じて取り扱うものとする。
(料金不足等の送達文書の取扱い)
第13条 郵便料金の未納又は不足の郵便物が送達されたときは、総務課長が必要と認めるものに限り、その未納又は不足の料金を支払って収受することができる。
2 誤って送達された文書は、郵便法(昭和22年法律第165号)の規定により返送するものとする。
3 受取人がないか、その他の理由により返送された文書を収受したときは、直ちに文書主任に返付しなければならない。
(勤務時間外の文書の受領)
第14条 勤務時間外に到着した文書は、日直員が受領し、次の各号により処理し、日直勤務終了後総務課長又は次の日直員に引き継がなければならない。
(1) 内容証明及び配達証明並びに持参人が権利の得そうに関係のある旨を表明した文書は、当該文書の余白に到着日時を記載し、取扱者の印を押しておくこと。
(2) 日直員は、受領した文書で電報その他緊急の処理を要すると認められるものは、電話等により、直ちに名あて人、又は関係者に連絡すること。
(3) その他の文書は、結束しておくこと。
(配布を受けた文書の処理)
第15条 文書主任は、収受の処理をした文書については、課長に提示しなければならない。ただし、文書登録を省略した文書は、担当係長に配布することができる。
2 課長は、提示された文書を査閲し、次の事項を担当係長に指示しなければならない。
(1) 担当係の指定
(2) 決裁の区分
(3) 処理期日の指定
(4) 指示大要
(5) 合議先
第3章 文書の起案及び決裁
(文書の起案)
第16条 文書の起案は、別に定める場合を除くほか、起案用紙を用いなければならない。
2 同一例により継続的に起案される文書に係るものについては、あらかじめ総務課長の承認を得たものに限り、例文様式により処理することができる。
3 軽易な文書は、当該文書の余白に処理欄を設ける等適宜の方法で処理することができる。
第17条 文書の起案は、次の各号により行わなければならない。
(1) 起案は、原則として事案ごとに作成し、件名は、できるだけ起案の要旨を明らかにすること。ただし、関係事案は、支障のない限り一括して起案することができる。
(2) 急施を要する文書、秘密に属する文書その他文書の施行について特殊の取扱いを要するものは、起案用紙の取扱い上の注意の欄にそれぞれ注意事項(至急、秘、議案等)を朱書きすること。
(3) 白鷹町事務決裁規程(昭和39年規程第3号)の定めるところにより、次に掲げる区分のいずれかを表示するものとする。
ア 町長の決裁を要するもの A
イ 副町長が専決できるもの B
ウ 総務課長が専決できるもの C
エ 課長が専決できるもの D
(4) 添付書類で小さいものは、中央部で左端をそろえ又は起案用紙大の用紙の中央部にはること。設計図、地図その他の添付書類で大きなものは、折り込みとするほか適宜袋に入れてつづること。
(5) その他公用文の作成については、別に定めるところによる。
(文書記述の原則)
第18条 文書を作成するときは、白鷹町公文規程(昭和46年訓令第2号)、常用漢字表(昭和56年内閣告示第1号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)及び送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)等により平易かつ簡明な表現を用いて作成するものとする。
2 文書の書き方は、左横書きとする。ただし、総務課長が縦書きを要すると認めたものは、この限りでない。
(記号及び番号)
第19条 文書には、次の各号により記号及び番号を付さなければならない。ただし、庁内文書及び軽易な庁外文書については、「号外」として施行するものとする。
(1) 条例、規則、訓令及び告示には、町名を冠して、その種別を付け、番号は、種別ごとの法令番号簿による暦年の一連番号とする。
(2) 指令には、指令の次に指令番号簿により、会計年度による一連番号を付すものとする。
(3) その他の文書には、町名の「白」を冠して、別表に定める記号を付し、収受文書にあっては収受番号を、発信文書にあっては、文書発送簿による会計年度による一連番号とする。
(回議)
第20条 起案文書は、決裁区分に応じ、下位の職にある者から順次上位の職にある者へ回議した上、決裁を受けるものとする。
(合議)
第21条 起案文書で他課に関係あるものは、課長の決裁を受けた後に関係課に合議するものとする。ただし、定例又は軽易な事案については、合議を省略することができる。
2 前項の規定により合議を受けた関係課が当該起案文書に異議を申し出たときは、当該関係課と協議して調整するものとする。
3 前項の規定による協議において、当該起案文書の内容に重大な修正を行おうとするときは合議済みの関係課と再度調整するものとし、廃案となったときはその旨を当該関係課長に通知するものとする。
第22条 他課に関係する事案については、前条の合議にかえて、連絡会議を開くなどあらかじめ関係課長と協議し、又は文書の写を送付して意見を求め、調整を行うことができる。
(総務課長への合議)
第23条 起案文書で次に掲げる事項を内容とするものは、総務課長に合議し、文書の審査を受けなければならない。
(1) 議会に提出する議案
(2) 規則、訓令、告示及び公告に関するもの
(3) 町長名をもって発する行政処分案で重要なもの
(4) 契約に関するもので重要かつ異例に属するもの
(5) その他重要、異例、新例に属するもの
(重要文書等の持回り)
第24条 起案文書のうち緊急に処理を要するもの、秘密を要するものその他重要なものについては、起案者又はその上司が起案文書を持ち回って決裁を受けることができるものとする。
(決裁文書の取扱い)
第25条 決裁文書(会計伝票を除く。)には、前5条に規定する回議又は合議の手続を修了した年月日を決裁年月日として記入するものとする。
(回覧)
第26条 第10条の規定により収受した文書のうち、当該文書に基づく起案を必要としない文書は、速やかに下位の職にある者から上位の職にある者に回覧するものとする。
2 第10条の規定により収受した文書のうち、事務の性質により直ちに処理することができない文書は、速やかに下位の職にある者から上位の職にある者に回覧し、必要に応じて指示を受けるものとする。
3 職務に関して作成した文書(起案文書を除く。)は、必要に応じて回覧するものとする。
第4章 文書の施行及び発送
(文書の浄書)
第27条 文書の浄書は、起案者が行うものとする。
(文書の日付)
第28条 発送する文書の日付は、当該文書の発送年月日を用いるものとする。
(公印の押印等)
第29条 発送する文書には、白鷹町公印規程(昭和48年訓令第13号)に定める公印を押すものとする。
(1) 町の機関あてに発する往復文(重要なもの(諮問、答申、建議、勧告)を除く。)
(2) 他の地方公共団体の機関あてに発する往復文(重要なものを除く。)
(3) 前2号に規定するもの以外のものあてに発する軽易な往復文(照会、回答、依頼、通知、送付及び報告のうち、権利義務に関わらないもの。)
(1) 庁内文書にあっては、特に重要事件を除き、副町長又は課長名
(2) 庁外文書のうち、本町の課長あての照会その他に対する回答文書でその内容が課長の専決に属するものにあっては、課長名
2 庁内文書の発信者名には、職名のみを用い、氏名は記さないものとする。
(文書の発送)
第31条 文書の発送は、総務課において次の方法により行うものとする。ただし、総務課長が必要と認める場合は発送手続を変更することができる。
(1) 郵送
(2) 使送
2 文書を発送しようとするときは、次により行わなければならない。
(1) 発送文書を郵送しようとするときは、料金後納郵便物差出票に所用事項を記入して発送するものとする。ただし、これによりがたいときは、郵便切手又ははがきを使用して処理することができる。
(2) 発送文書を使送するときは、使送先ごとに区分し、使送を依頼するものとする。
(3) 現金、証券、小包その他特別の包装を必要とするものは、包装し、あて名その他必要な表示をした上、送付するものとする。
第5章 文書の整理、保管及び保存
(文書の保全)
第32条 文書は、常に整理し、紛失、火災、盗難等を防止するとともに、重要なものについては、非常災害時に際し必要な措置ができるようあらかじめ準備しておかなければならない。
(文書の整理)
第33条 職員は、常に事務環境の向上を旨とし、文書の整理、整頓に心掛け、机等の上に文書を放置してはならない。
2 各課長は、毎年3月及び12月において、事務室内の文書のいっせい整理の日を定め、文書の整理整頓を行わなければならない。
第34条 文書主任は、常に未処理文書及び未完結文書に区分整理し、文書が完結したときは、処理経過等を確認し、保存期間等を記入のうえ、適宜整理保管しなければならない。
2 整理保存は、原則として簿冊ごととする。
3 簿冊の製本は、次の各号によるものとする。
(1) 事案の処理が完結した日の属する会計年度及び保存期間ごとに、事案の処理の完結月日順にまとめること。ただし、紙数又は編集の都合により、2年度以上にわたる文書を1冊とし又は2以上の分類に属するものを1冊として編集することができる。この場合においては、表紙にその旨記入するとともに年度の異なるところに区分紙を入れて、その区分を明らかにすること。
(2) 2以上の完結文書が保存種別を異にする場合において相互に密接な関係があるときは、その長期のものに一連文書として編集すること。
(3) 簿冊の厚さは、約6センチメートルとし、表紙及び背表紙をつけること。ただし、1冊にし難いときは、枝番号をつけて分冊すること。
(4) 図面類、調査資料等でともにとじ難いものは、袋に入れて別に整理すること。
(文書の保管)
第35条 文書は、完結した日の属する年度の翌年度の初日から起算して、1年間課内において保管するものとする。ただし、暦年で処理すべきものと定めたものについては、完結した日の属する年の翌年とし、例規関係原議は、総務課保管とする。
(文書の保存期間)
第36条 法令、その他別に保存期間について定めのあるものを除き、文書の保存期間は、次のとおりとする。ただし、必要と認めたときは、総務課長の承認を得て保存期間を変更することができる。
(1) 第1種 永年
(2) 第2種 10年
(3) 第3種 5年
(4) 第4種 3年
2 第1種に属する文書は、次のとおりとする。
(1) 町の基本事項に関する文書
廃置分合、改称及び境界等に関する文書並びに町総合計画に関するもの
(2) 行政事務の重要施策に関する文書
主要な施設の建設、路線の認定その他制度的変更を伴う重要施策に関するもの
(3) 町史の資料となる文書
新たに起こった事務事業、町の沿革、変遷に関する統計、資料
(4) 例規及び重要通達等に関する文書
条例、規則、その他例規に関する原議及び原本並びに国及び県の法令、通達等に関するもの
(5) 町議会の議案及び議決に関する重要文書
(6) 予算、決算等重要な財務に関する文書
予算編成に関する重要な文書、予算、決算書の原本、歳入歳出簿、町債の借入償還、財産に関する台帳、主要な財産の移動等に関する文書
(7) 不服申立、訴訟及び審査請求等に関する文書
(8) 職員の任免、賞罰その他身分に関する重要文書
(9) 町長の事務引継に関する文書
(10) その他永年保存が必要と認められる文書
3 第2種に属する文書は、次のとおりとする。
(1) 行政事務の主要施策に関する文書
(2) 重要な統計調査に関する文書
(3) 金銭、物品の出納に関する重要文書
(4) 行政処分に関する主要な文書
(5) 官報及び県広報の類
(6) 陳情、請願等に関する重要文書
(7) その他10年間保存を必要と認められる文書
4 第3種に属する文書は、次のとおりとする。
(1) 主な行政事務の施策に関する文書
主管課で、主要業績と判断するもの及び内容の効力(任期、適用期間)上必要なもの
(2) 主な統計調査に関する文書
(3) 行政執行上の基準となる文書
(4) 金銭、物品の出納に関する文書
(5) 各種公課に関する文書(町税に関するものを除く。)
(6) その他5年間保存を必要と認められる文書
5 第4種に属する文書は、次のとおりとする。
(1) 行政事務の施策に関する文書
主管課で、内容の効力上及び利用上必要なもの
(2) 行政執行上の参考となる文書
(3) その他3年間保存を必要と認められる文書
(保存期間の起算)
第37条 文書の保存期間の起算は、第35条第1項の規定の例による。
(1) 引継ぎの期日は、毎年度総務課長が指定する日とする。
(2) 引き継ぐ保管文書は、保存期間が永年であるもの及び永年以外であるものに区分し、文書保存表を添付するものとする。
(文書の保存)
第39条 総務課長は、前条の規定により、引継ぎを受けたときは、編集の適否等について審査し、適当と認めたものについては、年度別(年別)、保存期間別に整理し、書庫に保存しなければならない。この場合、審査の結果不適当なものがあるときは、課長に対し、その修正又は補完を求めることができる。
2 前条の規定により提出を受けた文書保存表は、必要な期間、総務課において保管し、保存文書の保存台帳及び索引として使用するものとする。
(保存文書の閲覧等)
第40条 保存文書を閲覧しようとする関係職員は、保存文書閲覧簿により総務課長の承認を受け、指定された場所で閲覧するものとする。
2 保存文書の貸出しを受けようとする関係職員は、保存文書貸出簿により総務課長の承認を受けるものとする。この場合において、貸出しの期間は、総務課長が特に認めたもののほか、10日以内とする。
3 閲覧又は貸出し中の保存文書は、どのような理由がある場合でも、抜取り、差替え、書換え等をしてはならない。
(文書の廃棄)
第41条 課長は、保存期間を経過した保管文書を廃棄するものとする。
2 総務課長は、保存期間を経過した保存文書を廃棄するものとする。この場合において、総務課長は、あらかじめ当該保存文書の引継ぎを行った課長に当該保存文書を廃棄する旨を通知するものとする。
3 前2項の規定により廃棄するときは、切断、焼却等の方法によるものとする。
4 保存文書を廃棄したときは、文書保存表にその旨を記入しておくものとする。
(保存期間の延長)
第42条 課長は、保存期間を経過した保管文書について継続して保管する必要があると認めるときは、前条第1項の規定にかかわらず、当該保管文書を引き続き保管することができる。
2 総務課長は、保存期間を経過した保存文書について当該保存文書の引継ぎを行った課長から継続して保存を必要とする旨の依頼があったときは、3年を単位として引き続き保存することができる。
(書庫の管理)
第43条 書庫は、総務課長が管理する。
2 書庫の中は、常に清潔に保ち、湿気、虫害を防ぐとともに喫煙その他一切の火気を使用してはならない。
附則
(施行期日)
1 この訓令は、平成11年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この規程による改正前の白鷹町文書取扱規程に基づいて行った文書の管理については、なお従前の例による。
附則(平成14年3月25日訓令第7号)
この訓令は、平成14年4月1日から施行する。
附則(平成16年3月25日訓令第3号)
この訓令は、平成16年4月1日から施行する。
附則(平成17年3月25日訓令第1号)
この訓令は、平成17年4月1日から施行する。
附則(平成19年3月23日訓令第5号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成21年3月23日訓令第1号)
この訓令は、平成21年4月1日から施行する。
附則(平成27年3月25日訓令第5号)
この訓令は、平成27年4月1日から施行する。
附則(平成28年3月25日訓令第2号)
この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
附則(平成29年3月24日訓令第4号)
この訓令は、平成29年4月1日から施行する。
附則(令和3年3月25日訓令第1号)
この訓令は、令和3年4月1日から施行する。
別表(第19条関係)
課名 | 文書の記号 |
総務課 | 総 |
企画政策課 | 企 |
税務出納課 | 税 |
町民課 | 町 |
健康福祉課 | 健福 |
農林課 | 農 |
商工観光課 | 商 |
建設課 | 建 |
上下水道課 | 上下水 |
